このたび、当所が受託するふるさと納税業務におきまして、令和5年11月29日に寄付者様の個人情報を記載したデータを誤って、他の寄付者様にポータルサイトの問い合わせシステムで送信する事案が発生いたしました。 寄付者様には多大なるご不安やご迷惑をおかけすることとなり、深くお詫び申し上げます。 個人情報の取り扱いは、法令等に基づき適正に管理することが求められており、改めて個人情報保護教育を徹底し、 再発防止に努めてまいります。
１ 概要
11月29日、返礼品配送先の変更を申し出た寄付者A様に対し、配送先変更住所の確認のため、登録されている配送先を記載するところを誤って別の寄付者B様の住所・氏名・電話番号・返礼品の情報を記載して問合せシステムで送信。 同日、送信した担当者が寄付者A様に対して送信した内容が間違っていたのに気づき、寄付者A様に連絡し、謝罪。正しい内容で再送信し、誤った送信内容は問合せシステム上の削除依頼（同日削除完了）。
寄付者B様対して、個人情報が漏洩した状況を報告し、謝罪。
須崎市に事故内容と状況を報告。
11月30日、寄付者A様に対して、誤送信した個人情報について漏洩しないよう依頼。併せて寄付者B様に再度お詫びと今後の対策についての連絡。
２ 漏えいした内容
ふるさと納税を行った個人（1名）の住所・氏名・電話番号・返礼品の情報
３ 原因
問合せシステムにて送信する際、個人情報の内容に関する確認が不十分であった。
４ 今後の対応
個人情報保護及び情報セキュリティに関する意識を高めるとともに、問合せシステムのみならず電子メール等で寄付者様とのやりとりを行う際に必要以上に個人情報を記載しないようにする。また、個人情報を含んでいる場合はその内容に細心の注意を払い、チェック体制を見直し、適切な個人情報の管理及び取扱いを徹底することで、再発防止に努めます。
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